Besloten wachtwoordomgeving voor je team

Een eigen omgeving is standaard voor iedereen open

Met PassTransfer Pro deel je wachtwoorden vanaf je eigen adres, bijvoorbeeld jouwbedrijf.passtransfer.com, met je eigen logo en kleuren. Dat adres is een gewone webpagina, en dus kan iedereen die het kent er een wachtwoord versturen. In de praktijk is dat zelden een probleem: het gaat om een lege pagina met een formulier, en wie er iets verstuurt deelt zijn eigen wachtwoord met zijn eigen ontvanger.

Toch is het niet voor elke organisatie de gewenste situatie. Wat een buitenstaander namelijk wel kan doen, is een wachtwoordlink versturen die er uitziet alsof hij van jou komt. Jouw logo, jouw kleuren, jouw domeinnaam in de adresbalk. Voor bureaus, ICT-partners en hostingbedrijven die hun klanten juist leren om op het afzenderdomein te letten, is dat de verkeerde kant op.

Daarom kun je je omgeving afsluiten.

Wat een besloten omgeving doet

Zet je omgeving in je instellingen op besloten en er verandert één ding: alleen jij en collega's met een mailbox op een geverifieerd domein kunnen vanaf dat adres nog een wachtwoord versturen. Iedereen anders die de pagina opent, ziet een inlogscherm.

Het ophalen van een wachtwoord blijft open voor iedereen. Dat moet ook: de ontvanger van een link is per definitie een buitenstaander, vaak een klant zonder account. Een link die je vandaag verstuurt, blijft dus gewoon werken zoals je gewend bent.

Hoe het werkt in drie stappen

1. Verifieer jullie domein

Je vult een e-mailadres in op je eigen domein, bijvoorbeeld jij@jouwbedrijf.nl. Wij mailen daar een bevestigingslink naartoe. Wie die link opent, bewijst dat het domein van jullie is. Het domein leiden we af uit dat adres; het adres zelf bewaren we daarna niet.

Je hoeft geen DNS-record te wijzigen en geen bestand op je server te zetten. Publieke providers zoals gmail.com of outlook.com kunnen niet geverifieerd worden, omdat "een mailbox op gmail.com" niets zegt over bij welk bedrijf iemand werkt.

2. Collega's loggen in met een inloglink

Een collega gaat naar jullie adres, vult zijn werkmailadres in en krijgt een inloglink in zijn mailbox. Die link opent een bevestigingspagina met één knop; pas die knop logt hem in. Dat is bewust zo: mailscanners en linkchecks in zakelijke mailomgevingen openen links automatisch, en zonder die tussenstap zou de link al verbruikt zijn voordat je collega hem ziet. Waarom dat gebeurt, staat in waarom mailscanners one-time links kunnen verstoren.

Er komen geen accounts bij, geen wachtwoorden om te beheren en geen licenties per gebruiker. De prijs van Pro verandert er niet door.

3. Buitenstaanders komen er niet in

Een adres buiten jullie geverifieerde domeinen krijgt geen link toegestuurd. Het scherm reageert daar hetzelfde op als op een adres dat wel klopt, zodat niemand kan aflezen welke domeinen jullie hebben ingesteld.

Trek je een domein in, dan vervalt de toegang van iedereen op dat domein direct, ook van wie op dat moment is ingelogd.

Wat het niet is

Dit is een gate op de voordeur van jouw omgeving, en niets meer dan dat.

• Het is geen controle op wat je collega's delen. Wie er in mag, mag alles versturen wat in het formulier past.
• Het is geen logboek. Wij houden niet bij wie er vanaf jouw omgeving wat heeft verstuurd. Dat is een bewuste keuze: we slaan van een wachtwoord alleen de versleutelde waarde op tot het is opgehaald of verlopen, en een verzendlog zou daar een lijst met namen en tijdstippen naast zetten. Zoek je wel bewijsvoering per handeling, lees dan heb je een audit trail nodig bij wachtwoorden delen?
• Het houdt niemand tegen die gewoon een wachtwoord wil delen. passtransfer.com is gratis en voor iedereen open. Een collega die is verwijderd, deelt hetzelfde wachtwoord dertig seconden later via het gratis adres, alleen zonder jullie huisstijl. Precies dat is wat de gate beschermt.

Voor wie dit nuttig is

Een besloten omgeving is vooral interessant als je huisstijl zelf iets waard is in de overdracht:

• Bureaus en ICT-partners die klanten hebben geleerd alleen wachtwoorden te accepteren via hun eigen adres. Zie ook wachtwoorden delen voor bureaus en voor ICT-bedrijven.
• Hostingbedrijven die dagelijks inloggegevens overdragen en waarvan het domein bekend staat bij duizenden klanten.
• Organisaties met een informatiebeveiligingsbeleid waarin staat wie namens het bedrijf naar buiten communiceert. De verificatie van het domein en de inloglink zijn dan het bewijsbare deel van die afspraak. Hoe dit past in bredere eisen lees je bij NIS2 en wachtwoorden delen en AVG en wachtwoorden delen.